Meeting ed eventi di ogni genere.
Per le aziende proponiamo l’ organizzazione di fiere, convention aziendali, seminari ed eventi e un’ ampia gamma di location in tutta Italia. una squadra di professionisti si occuperà nel confezionare: Party, feste private, cene di gala, inaugurazioni, anniversari di fondazione, cene augurali, serate di presentazione di prodotti ed altre simili occasioni, mostre d’arte…Vi daremo una preparazione accurata dell’evento che punta molto sul feeling tra committente ed organizzatore.Sceglieremo per voi degli ambienti particolari, ricchi di fascino. Queste strutture, antiche ville o corti, saranno per una sera a Vostra disposizione. Il nostro compito: l’organizzazione generale!
Sarà nostra cura seguire in ogni dettaglio la preparazione e l’evolversi della convention, permettendovi così di intrattenere i vostri ospiti in piena tranquillità, sicuri della riuscita dei vostro eventi aziendali.
Programmi personalizzati in ogni dettaglio e mirati al profilo dell’azienda per individuarne al meglio le esigenze.Il nostro lavoro puntando sulla meticolosità, puntualità e creatività del suo staff, offre servizi mirati e “su misura“ del committente.
Meeting ed eventi
La versatilità, la professionalità e l’attenzione ad ogni dettaglio rappresentano le principali caratteristiche dello nostro staff , il partner ideale a cui affidare l’organizzazione di un grande o un piccolo evento.
Sviluppiamo ogni progetto secondo le aspettative del cliente, dedicando una grande attenzione alle tempistiche, al budget e ai suoi obiettivi.
Sia nella fase di progettazione che nella fase di gestione il cliente può fare affidamento sulla nostra disponibilità e sulla nostra consulenza.
Offriamo un servizio completo che spazia dalla scelta della location, al servizio di segreteria e supporto tecnico durante meeting e congressi, fino all’organizzazione di momenti di intrattenimento e di spettacolo per i partecipanti.
Ci occupiamo di cercare, trovare e proporre soluzioni regalo e articoli promozionali a tema anche a chi ha particolari esigenze legate all’evento.
Il nostro obiettivo è rendere l’evento del nostro cliente un vero successo che il cliente possa ricordare in futuro.
Come organizzare un Effective Meeting
Arrivato quel momento ci saranno cellulari che squillano, alert sonori di una moltitudine di software (anche inutili) che dai notebook squilleranno come trombe, ci saranno sbadigli, cambi improvvisi di tema, domande inutili, voli pindarici e orari che inevitabilmente non verranno rispettati.
Ecco, punto per punto, alcuni consigli su come organizzare una evento in cui noi, uomini professionisti torneremo a casa con un Meeting efficace, ottimizzando tempi, costi e sforzo cognitivo:
Un Meeting è necessario per “raccogliere“, ovvero ottenere informazioni, spunti o riflessioni dai vostri clienti o dai vostro co-makers, ma al contempo è utile per “seminare” informazioni sul Progetto in corso, sul suo stato di avanzamento nell’interezza e sullo status delle sue iterazioni.
Quando organizzare un Meeting?
Partendo dal logico presupposto che un rapido Brief od un Meeting consta in un impegno, in termini di tempo, da parte del nostro Team (noi compresi), si può dire che esso ha un valore anche in termini economici. L’attività pre e post Meeting può durare anche 2 ore e ciò significa sostanzialmente che ci costerà 2 ore di lavoro. Adesso, calcolate quanto valgono, in termini di compenso per i vostri collaboratori queste due ore e moltiplicatelo per il loro numero.
Lavoriamo sulla performance e poniamoci alcuni quesiti chiave che ci indirizzeranno anzitutto sull’effettiva necessità o meno di mettere sulla nostra Agenda un Meeting con i nostri Clienti.
- Giustificazione delle spese. E’ matematica da scuola elementare: il costo dell’Incontro giustifica la sua organizzazione?
- Quantità di informazioni. Sia che dobbiamo seminare, o raccogliere, le informazioni da dare o ricevere devono essere sufficienti, in modo da poter essere definite, raggruppate e programmate all’interno di un incontro.
- Qualità delle informazioni. Spesso una Analisi Euristica è sufficiente per mettere a fuoco alcune tematiche da dover eventualmente discutere.
Questo tipo di analisi può servici anche più semplicemente per chiederci “Otterremo una risposta concreta?”. E’ l’anima dei Professionisti, no?
- Disponibilità dei partecipanti. Assicuriamoci che tutti siano disponibili. E’ piuttosto banale, ma la non piena disponibilità può portare a disdette dell’ultim’ora.
- Ci sono altri modi? E’ possibile che le informazioni siano poche e qualitativamente scarse, tali da poter essere scambiate/ottenute con mezzi alternativi. Pensiamo alla telefonata breve, ok?
- Mente libera. In molto casi – ed anche nel mio – si lavora in un piccolo Team e questo significa che tutti parteciperanno al Meeting. Tutte le menti al lavoro vengono coinvolte quindi nella sua organizzazione e partecipazione, magari nel bel mezzo dello sviluppo di una parte critica del
Progetto. Spesso non si è pronti mentalmente per affrontare un confronto diretto con i nostri Clienti in quella fase. Scegliamo quindi un periodo “strategicamente tranquillo”: avere la mente libera ed essere rilassati è un bene.
Pianifichiamo.
Così come se fossimo nella fase di definizione della strategia di un Progetto, creiamo uno schedule efficace per il nostro Meeting: ciò ci servirà a rendere davvero di qualità il tempo che impieghiamo nel suo svolgimento. Il Programma deve raccogliere in modo semplice e schematico tutte le informazioni sull’incontro: Chi, Cosa, Dove e Come (ovvero alcune semplici regole).
Presentiamo quindi, sinotticamente il Programma del Meeting, informando i partecipanti il luogo dell’incontro (nell’esempio il luogo è il nostro Studio) e l’orario. Possiamo poi fornire informazioni addizionali per quanto riguarda ciascuna sezione, come nel caso della Mappa, che può rivelarsi estremamente utile.
Dichiariamo subito gli obiettivi e presentiamo la scaletta degli interventi dei relatori, con relativa durata stimata.
Alcuni brevi consigli.
-Piccola nota sulla durata: siate relativamente brevi: un incontro della durata di oltre un’ora dà il tempo ai partecipanti di annoiarsi.
-Qualche cibaria va sempre presentata, secondo gli americani un paio di ciambelle fanno arrivare in orario anche i meno attenti all’orologio.
-Imponete delle regole, il Cliente maleducato capita a tutti.
-Spedite il vostro invito/materiale in tempo utile e nessun avrà scuse.
-Non interrompere. Basilare.
Per quanto possano essere interessanti alcuni punti di vista, cercate di tenere il Meeting nei temi programmati. E’ bene spostare la sessione di Domande e Risposte alla fine, ciò evita – nellla maggior parte dei casi – il classico calo dell’attenzione a fine Meeting.
Block notes e Moleskine sono grandi alleati: prendete nota di tutto il necessario. Non c’è bisogno che tutti nel Team prendano appunti: basta che lo faccia una sola persona. E’ pure utile specificare nel documenti di Programma chi è il note-taker della sessione.
Meeting: Fatto. E ora?
E’ tempo di tornare a lavorare. Non subito però.
L’after-meeting è una fase fondamentale, soprattutto se il tempo precedente l’abbiamo impiegato per raccogliere. E’ una regola non scritta, ma dopo il public Meeting, si svolge sempre un private Meeting tra i membri del Team.
E’ bene che ci si confronti sulle note scritte e sugli input che l’eventuale discussione ha generato, oltre agli inevitabili feedback, più o meno percepibili.
Dalle domande o dalle riflessioni degli invitati, siano essi co-makers o Clienti, è bene sempre tracciare un punto di vista. Insomma è inevitabile che si scateni una discussione interna, e nel caso accada siete di nuovo al punto iniziale: sì, c’è un ulteriore Meeting – stavolta interno e non pianificato – da affrontare con i vostri compagni di scrivania.
E, come già detto, preparatevi: succederà ancora e ancora. Ma non importa, perchè un effective Meeting – un Incontro efficace – è uno avvenimento basilare alla riuscita di un qualsiasi progetto e programmato in modo corretto, porta al vostro Team idee chiare ed obiettivi definiti.
Servizi:
Oltre alla consulenza generale, i servizi che offriamo per l’organizzazione convention ed eventi aziendali sono i seguenti:
-Scelta delle sedi idonee per le convention.
-Studio, stampa, inoltro inviti degli eventi.
-Collaborazione diretta con il servizio catering.
-Allestimenti e decorazioni delle sedi degli eventi aziendali.
-Previsione di momenti musicali, di intrattenimento e di spettacolo.
-Servizio fotografico o cineoperatore durante lo svolgimento delle
convention.
-Servizio guardaroba.
-Servizio hostess per assistenza e segreteria.
-Transfer alle sedi delle convention.
-Gift, per lasciare ai vostri ospiti un ricordo dell’evento
